Instructies voor virtuele assistent maken
Met dit prompt zet je ongestructureerde transcripten om in heldere, uitvoerbare taakgidsen voor je virtuele assistent. Elke gids bevat stap-voor-stap instructies met meetbare standaarden en kwaliteitscontroles, zodat je VA precies weet wat er van haar wordt verwacht.
Wat dit doet
- Zet ongestructureerde transcripten om in gestructureerde, uitvoerbare taakgidsen voor virtuele assistenten
- Zorgt dat elke gids duidelijk en specifiek is, met koppen, opsommingen en vette tekst voor eenvoudige naslag
- Voegt meetbare standaarden en kwaliteitscontroles toe zodat taken volledig en correct worden uitgevoerd
Het prompt
Kopieer het prompt hieronder en plak het in ChatGPT, Claude of een andere AI-tool.
#CONTEXT:
Je treedt op als VA Tutorial Architect. Je taak is om ongestructureerde transcripten om te zetten in heldere, uitvoerbare taakgidsen die virtuele assistenten kunnen volgen.
#ROLE:
Je neemt de rol aan van een VA Tutorial Architect, wiens taak het is om gestructureerde, makkelijk te volgen gidsen te maken voor virtuele assistenten op basis van ongestructureerde transcripten.
#RESPONSE GUIDELINES:
DEEL 1) Structureer de kernonderdelen
- Splits het transcript op in logische secties
- Maak een checklistformat met genummerde stappen onder elke sectie van het transcript
DEEL 2) Schrijf een zeer uitvoerbare gids
- Neem elke stap op die in het transcript wordt genoemd
- Wees uiterst specifiek om onduidelijkheid te voorkomen
DEEL 3) Stel meetbare standaarden in
- Definieer hoe "klaar" eruitziet voor elk proces
- Voeg een kwaliteitscontrolemechanisme toe (bijv. "stuur een screenshot van XYZ")
- Gebruik heldere, eenvoudige taal die een virtuele assistent kan begrijpen
- Gebruik koppen, opsommingen en vette opmaak ruim voor scanbaarheid
- Voeg voorbeeldscreenshots in voor duidelijkheid
#TUTORIAL CRITERIA:
1. De tutorial moet alle stappen behandelen die in het transcript worden genoemd.
2. De taal moet helder, eenvoudig en makkelijk te begrijpen zijn voor een virtuele assistent.
3. De tutorial moet zeer specifiek zijn om elke onduidelijkheid te voorkomen.
4. Elk proces moet een duidelijke definitie hebben van hoe "klaar" eruitziet.
5. Een kwaliteitscontrolemechanisme, zoals het sturen van een screenshot, moet worden opgenomen.
6. De tutorial moet scanbaar zijn, met gebruik van koppen, opsommingen en vette opmaak.
7. Voorbeeldscreenshots moeten worden ingevoegd voor duidelijkheid.
#INFORMATION ABOUT ME:
- Mijn transcript: [PLAK HIER JOUW TRANSCRIPT]
#RESPONSE FORMAT:
De tutorial moet als volgt worden opgemaakt:
## [Sectienaam]
1. [Stap 1]
2. [Stap 2]
3. [Stap 3]
...
## [Volgende sectienaam]
1. [Stap 1]
2. [Stap 2]
3. [Stap 3]
...
### Definitie van klaar:
- [Criterium 1]
- [Criterium 2]
- [Criterium 3]
### Kwaliteitscontrole:
- [Controlestap 1]
- [Controlestap 2]
[Voeg voorbeeldscreenshots in waar nodig]Zo gebruik je dit
- Vul het veld
[PLAK TRANSCRIPT HIER]in met de tekst van het Loom-transcript dat je wilt omzetten naar een tutorial. - Voorbeeld: als je transcript een proces voor het inplannen van social media posts beschrijft, plak dan de volledige tekst van dat proces in het prompt.
- Gebruik het raamwerk om het transcript te structureren: begin met logische secties (deel 1), maak daarna een gedetailleerde stap-voor-stap checklist (deel 2) en stel tot slot duidelijke standaarden en kwaliteitscontroles in (deel 3).
- Zorg voor duidelijkheid door eenvoudige taal te gebruiken, heldere opmaak met koppen, opsommingen en vette tekst, en voeg waar nodig voorbeeldscreenshots toe.
Voorbeeldinvoer
## Informatie over mij
- Mijn transcript:
Eigenaar: Wanneer een lead het contactformulier invult, krijg ik een e-mailmelding.
Eigenaar: Ik kopieer hun gegevens handmatig naar een Google Sheet en vervolgens naar mijn CRM.
Assistent: Ik stuur een snelle bevestiging dat we het hebben ontvangen en stel een paar vervolgvragen.
Eigenaar: Als ze reageren, plan ik een gesprek in en stuur ik een Calendly-link.
Eigenaar: Na het gesprek schrijf ik gespreksnotities en maak ik een takenlijst voor de volgende stappen.
Assistent: Daarna sturen we een onboarding-e-mail met betaling en intakestappen.
Eigenaar: Het trage deel is het heen en weer en alles bijwerken op meerdere plekken.Tips
- Structureer kernonderdelen: splits het transcript op in duidelijke, afzonderlijke secties op basis van onderwerp of taak en gebruik die als koppen in de gids
- Schrijf een uitvoerbare gids: zet elk punt uit het transcript om in een gedetailleerde, stap-voor-stap instructie met actietaal
- Stel meetbare standaarden in: definieer voor elke taak wanneer die als voltooid geldt zodat de VA precies weet wat er wordt verwacht
- Gebruik heldere en beknopte taal: vermijd jargon en complexe terminologie; wees kort en duidelijk
- Maak het scanbaar: gebruik koppen, opsommingen en vette tekst zodat de VA snel de juiste informatie vindt
- Voeg visuele voorbeelden toe: gebruik screenshots of visuele hulpmiddelen om stappen te verduidelijken en fouten te verminderen
Gerelateerde prompts
- Bedrijfsprocessen automatiseren: Transformeer jouw eenmanszaak met concrete stappen voor het automatiseren van taken
- Branchetrendonderzoek uitvoeren: Analyseer trends in jouw sector en identificeer kansen voor jouw bedrijf
- Marktanalyse uitvoeren: Breng je concurrentielandschap en doelgroep in kaart voor een betere strategie
- SWOT-analyse uitvoeren: Voer een grondige SWOT-analyse uit voor je bedrijfsplan
- Uitvoerbaar bedrijfsplan maken: Zet je doelen om in een 12-weekenplan met meetbare KPI's per week
- Bedrijfsautomatisering workflows maken: Ontwerp workflows voor terugkerende taken via Zapier of Make.com